ROZMOWY O IT W TRUDNYCH CZASACH, CZ.2

Kilkanaście dni temu odbyłem rozmowę telefoniczną, a później telekonferencję z Panią Dyrektor HR, nt. sposobów redukcji kosztów w jej przedsiębiorstwie (cel postawiony przez Pana Prezesa Zarządu).

W skrócie o organizacji. Przedsiębiorstwo produkcyjne, wielowydziałowe (26 działów i wydziałów, organizacja rozproszona geograficznie), zatrudniające ok. 2 500 pracowników, korzystające z systemu SAP (wszelkie zmiany, modyfikacje, oraz decyzje związane z SAP, a także bieżąca obsługa systemu dzieje się w zagranicznej centrali przedsiębiorstwa) oraz Lotus Notes i MS Excel dla obsługi części procesów kadrowych (miękkich).

Rozmowa#1. Problemem, z którym bezpośrednio wiązał się kontakt Pani Dyrektor jest organizacja i przeprowadzenie najbliższych okresowych ocen pracowniczych, a także – co może i ważniejsze, efektywna i skuteczna obsługa wyników ocen, czyli realizacja konkretnych działań wynikających ze spotkań pracowników z przełożonymi. Oceny pracownicze realizowane są regularnie co roku dla pracowników produkcyjnych oraz dwa razy do roku dla pracowników pozostałych, głównie z zastosowaniem Lotus Notes i MS Excel oraz SAP dla rejestrowania wyników spotkań. Dodatkową trudnością jest sam system ocen pracowniczych, który powinien służyć kompleksowej ocenie wyników pracy uczestników organizacji, pod kątem realizacji jej celów, które to potrafią się zmieniać – co wymaga dostosowywania ocen i mechanizmów analitycznych. System ocen jest oparty na interakcjach pomiędzy oceniającym, a ocenianym (najpierw ocena oceniającego, potem ocenianego, spotkanie i realizacja ustaleń).

Obecnie na obsługę procesu okresowych ocen pracowniczych składa się zaangażowanie: pracowników Działu HR (dostosowanie modelu kryteriów i ocen, testowanie w MS Excel, kontakty z konsultantami od systemów IT, komunikacja z szefami działów i wydziałów, analiza i weryfikacja wyników oraz raportów; planowanie i obsługa zdarzeń, w tym szkoleń w Lotus Notes, itd.); konsultantów Lotus Notes w celu przystosowania formularzy i analityki do zmian; konsultantów SAP w centrali, w celu umożliwienia rejestrowania wyników oceny w kartotece pracownika oraz analityki; szefów działów i wydziałów związany z wypełnianiem i przesyłaniem stosownych formularzy w MS Excel (pomijamy same spotkania, z których i słusznie, przedsiębiorstwo nie chce rezygnować) oraz organizacją spotkań, a także samych pracowników związane z wypełnianiem formularzy i uczestniczeniem w spotkaniach.

Cel kontaktu Pani Dyrektor HR był prosty „muszę skrócić czas realizacji ocen pracowniczych, uzyskać dodatkową wartość w obsłudze wyników oraz obniżyć koszty procesu”.

Na koniec rozmowy spróbowaliśmy oszacować zgrubnie koszt obsługi procesu okresowych ocen pracowniczych. Wyszło nam, że to rząd ok. 268 zł na osobę rocznie.

Rozmowa#2. Przygotowałem i zaprezentowałem Pani Dyrektor następujący scenariusz, u podstaw którego leży skorzystanie z oprogramowania, które wyeliminuje część kosztów oraz usprawni (czyt. przyspieszy) proces.

1. Ograniczenie kosztów, na co składa się:

a. Wyłączenie Lotus Notes z obsługi procesu ocen pracowniczych,

b. Wyłączenie wsparcia IT centrali w zakresie dostosowania SAP do obsługi wyników procesu (przestajemy rejestrować wyniki ocen w SAP),

c. Wyłączenie Lotus Notes z planowania i realizowania szkoleń pracowniczych, a certyfikaty i uprawnienia pracowników będą automatycznie rejestrowane w kartotece pracownika w SAP,

d. Skrócenie czasu obsługi procesu przez szefów działów i wydziałów,

e. Skrócenie czas przygotowania procesu oraz obsługi wyników (organizacji szkoleń, zmian warunków zatrudnienia, itd.),

f. Skrócenie czas nadzoru i wsparcia obsługi procesów przez Dyrektora HR.

2. Inwestycja w oprogramowanie Qalcwise, na co składa się:

a. Nabycie subskrypcji oprogramowania Qalcwise dla uczestników procesów okresowych ocen pracowniczych oraz szkoleń (inwestycja w sprzęt nie jest wymagana),

b. Zatrudnienie konsultantów zewnętrznych do opracowania i uruchomienia aplikacji do obsługi okresowych ocen pracowniczych i szkoleń (w tym integracji z SAP w zakresie wyników szkoleń).

W efekcie, po wprowadzeniu działań ograniczających koszty oraz zainwestowaniu w oprogramowanie Qalcwise, prognozowany średni koszt obsługi w procesie jednego pracownika spadł do 209 zł rocznie.

Oznacza to oszczędność w roku na poziomie 58 zł na jednego pracownika, czyli średnio w roku 147 000 zł.

Na koniec rozmowy Pani Dyrektor HR przyznała, że realizacja planu pomoże jej zrealizować zarówno cel postawiony przez Pana Prezesa Zarządu, tj. obniżenie kosztów, jak i swój własny, tj. usprawnienie i automatyzację procesu, z którym przez wiele lat miała wiele problemów realizacyjnych.

To kolejny konkretny przykład oszczędzania w trudnych czasach poprzez inwestowanie w nowoczesne technologie IT.