ROZMOWY O IT W TRUDNYCH CZASACH, CZ.3

Proces rekrutacji. Wiadomo o nim chyba wszystko. Każda rozwijająca się organizacja realizuje ten proces praktycznie w trybie ciągłym, bo jeśli nie na teraz, to na przyszłość. A nawet jeśli nie, to zmusi ją do tego kandydat i pracownik (rekrutacja wewnętrzna).

W swojej karierze doradczej miałem możliwość stykania się z tym procesem dziesiątki, jeśli nie setki razy. Ostatnio po raz kolejny, gdy z Panią Dyrektor ds. Personalnych krok po kroku prześledziliśmy wycinek procesu rekrutacji i zidentyfikowaliśmy wąskie gardła, czyli miejsca gdzie „wyciekają” pieniądze.

W skrócie o organizacji. Przedsiębiorstwo produkcyjne, jednozakładowe, zatrudniające ok. 500 pracowników, korzystające z systemu SAP i polskiego systemu HR oraz kilku odrębnych aplikacji do obsługi procesów wspomagających, w tym MS Excel.

Rozmowa#1. W trakcie pierwszej rozmowy telekonferencyjnej usłyszałem, że w przedsiębiorstwie realizuje się w miesiącu średnio ok. 30 procesów rekrutacyjnych, przy czym mówimy o procesach inicjowanych przez przedsiębiorstwo, wynikających z planu zatrudnienia oraz konieczności uzupełnienia stanowisk (pomijamy aspekt obsługi aplikacji kandydatów poszukujących pracy).

Problemem, który zgłosiła Pani Dyrektor była, w jej ocenie, niska efektywność tego procesu oraz potrzeba usprawnienia działań w tym zakresie. W rezultacie, chciałaby obniżyć koszty procesu oraz przenieść jednego pracownika HR (choćby częściowo) do działań związanych z obsługą benefitów.

Postanowiliśmy na szybko utworzyć mapę wycinka procesu rekrutacji, by zastanowić się nad przyczynami wąskich gardeł i niskiej efektywności działań.

Powstała taka oto mapa procesu, na której zaznaczyliśmy czynności, osoby odpowiedzialne, dokumenty oraz aplikacje informatyczne wykorzystywane do obsługi czynności. Na koniec zaznaczyliśmy czerwonymi obiektami wszystkie te miejsca, gdzie według naszej oceny, czynności wykonywane są zbyt długo, są nieefektywne, niepotrzebne i powinny zostać usprawnione. Z uwagi na brak czasu, umówiliśmy się na kolejną rozmowę.

Rozmowa#2. Rozpoczęliśmy od żartów, gdy Pani opowiedziała reakcję Pana Prezesa Zarządu, który złapał się za głowę na tak wiele „czerwonych plam” w tak, jak stwierdził „dość prostym i od wielu lat powtarzalnym procesie”.

Kolejna rozmowa miała proste przesłanie. Wyliczmy ile kosztują nas te „czerwone plamy” w przeliczeniu na jeden proces rekrutacyjny i zastanówmy się co można z tym zrobić.

Idąc czynność po czynności Pani Dyrektor oszacowała, że obecny czas ich realizacji wynosi łącznie ok 160 osobogodzin w miesiącu (etat). Oznacza to, przy założeniu średniego wynagrodzenia w dziale HR na poziomie 47 złotych na godzinę, że koszt obsługi procesów rekrutacyjnych w miesiącu wynosi 7 520 zł, co daje roczny koszt na poziomie 90 240 zł.

Jako opcję do rozważenia zaproponowałem zastosowanie aplikacji informatycznej stworzonej specjalnie na potrzeby procesów rekrutacyjnych w tym przedsiębiorstwie, wykorzystując platformę Qalcwise

Aplikacja obejmowałaby następujące grupy funkcjonalne:

• plan rekrutacyjny / zatrudnienia w podziale na działy i komórki organizacyjne z opcją automatycznego generowania wniosków o zatrudnienie,

• obsługę wniosków / zapotrzebowania na zatrudnienie w oparciu o workflow,

• definiowanie ogłoszeń, mechanizmy edycyjne i weryfikujące z kontrolą zmian,

• automatyzacja publikowania ogłoszeń w portalach ogłoszeniowych,

• automatyczne pobieranie i udostępnianie w aplikacji Qalcwise wszystkich aplikacji z różnych portali ogłoszeniowych,

• repozytorium i mechanizmy sortujące oraz wyszukujące,

• automatyczną komunikację z kandydatami oraz rejestrowanie kontaktów,

• tworzenie kryteriów i scenariuszy rozmów kwalifikacyjnych,

• system ocen oraz analityka porównawcza,

• repozytorium dokumentów pracowniczych, tj. umów, skierowań lekarskich, kwestionariuszy, itd. wypełnianych danymi pracowniczymi i wysyłanymi z aplikacji,

• raportowanie i analityka.

Założyliśmy, że po wprowadzeniu tego typu aplikacji, czasochłonność obsługi procesów rekrutacyjnych spadnie o 40%, czyli do poziomu ok 54 250 zł rocznie. Do tego doliczyliśmy koszt subskrypcji aplikacji na platformie Qalcwise w wysokości ok 9 000 zł rocznie. Łącznie dało to koszt na poziomie 63 250 zł rocznie.

Oznacza to oszczędności w obsłudze procesów rekrutacyjnych na poziomie blisko 27 000 zł rocznie
Na koniec rozmowy Pani Dyrektor przyznała, że co prawda nie jest to poziom oszczędności, który pozwoli jej dedykować jedną osobę do obsługi benefitów, ale to pieniądze które na pewno pokryją koszt 4-ro miesięcznego wynagrodzenia takiej osoby.

Jak myślicie? Czy jedyną opcją jest cięcie kosztów, czy raczej inwestowanie, by finalnie zyskać więcej?