ROZMOWY O IT W TRUDNYCH CZASACH, CZ.1

O nadchodzącym spowolnieniu gospodarczym i widmie recesji było wiadomo już od dawna. Dlatego wielu przedsiębiorców już od dłuższego czasu podejmuje kroki, by się do tego przygotować i skutecznie ominąć biznesowe mielizny. Pandemii i koronawirusa nie przewidział nikt. Nie było możliwości, by się przygotować. Wszyscy znaleźliśmy się w sytuacji nieoczekiwanej, nowej, w której pozostało reagować i starać się dostosować. Sytuacji kryzysowych, ekstremalnych i sił wyższych nie unikniemy. Były, są i będą. Niezależnie od nich, biznes musimy prowadzić i rozwijać dalej.

Dlaczego piszę o oczywistości? Jak zwykle zmotywowały mnie do tego rozmowy z klientami. Życie pisze najlepsze scenariusze…

Rozmowa#1. Przedsiębiorstwo dystrybucyjne, wielooddziałowe, o obrotach rocznych na poziomie 500 MLN, które już notuje mniejszą liczbę indeksów towarowych na zamówieniach. W naszej rozmowie, Pan Dyrektor Finansowy z jednej strony przewiduje pogłębienie tendencji w kolejnych miesiącach, z drugiej – stwierdza, że nikt nie zwolnił go z osiągnięcia planowanego wyniku finansowego. Podkreślił, że na wzrost lub nawet utrzymanie przychodów nie ma co liczyć, więc to co mu zostało, to redukowanie kosztów i renegocjowanie warunków współpracy z dostawcami.

Nasza rozmowa dotyczyła możliwego wpływu technologii informatycznych na obniżenie kosztów, co jak stwierdził, „stoi w konflikcie”. Jego dotychczasowa wiedza dowodzi, że przy określonej skali biznesu nie da się obniżyć kosztów działalności bez zastosowania technologii IT, a z drugiej – pozyskanie i utrzymywanie technologii IT wymaga ponoszenia, często wysokich, kosztów. Na potwierdzenie przyznał, że średnio kilka razy w miesiącu dostaje na biurko wnioski inwestycyjne na IT. Wie, że IT jest niezbędne, ale nie może dalej akceptować tych wniosków, bo nie wypracuje wyniku.

Pan Dyrektor potwierdził, że wie doskonale jakie ponosi miesięczne koszty na utrzymywanie i rozwój IT. To o czym wiedział mniej, to szczegóły architektury zasobów IT. Umówiliśmy się na kolejne spotkanie jak już ustali, z jakich komponentów IT korzysta jego organizacja i z jakich zamierza w przyszłości.

Rozmowa#2. W trakcie drugiej rozmowy, Pan Dyrektor przedstawił mi listę aplikacji i komponentów IT, z których korzystają. Ciekawe, czy zgadlibyście ile było pozycji? Blisko 50 (nie wymienię wszystkich, bo pewnie zidentyfikowałbym przedsiębiorstwo). Ograniczę się tylko do najważniejszych, tj.: ERP (SAP), WMS, kadry i płace, systemy bankowe, business intelligence, zarządzanie transportem, MS365 (MS Excel, Outlook), zarządzanie projektami, e-commerce, delegacje, urlopy, szkolenia, okresowe oceny pracownicze, portal B2B, aplikacje sieciowe i serwerowe, itd., itd. W kolumnach obok widniały roczne kwoty licencji, serwisu oraz kosztów dodatkowych (np. kosztów konsultantów za dostosowanie interfejsów po zmianie wersji, któregoś z oprogramowania).

Do tego widniała kwota wynikająca z zestawienia planowanych inwestycji IT, na której poza upgrade’ami wielu aplikacji oraz interfejsów i modyfikacji, znalazły się takie pozycje jak: OCR i obieg dokumentów, zarządzanie flotą, obsługa umów z dostawcami, automatyzacja wyliczania prowizji dla handlowców, obsługa rekrutacji, portal pracowniczy (samoobsługa pracownicza), wnioski zakupowe, dodatkowe dyski do macierzy, RAM, itd., itd.

Na liście znalazła się jeszcze jedna kwota, która wprawiła mnie w osłupienie. Mianowicie utraconych korzyści z tytułu niezastosowania technologii IT lub stosowania w stopniu niewystarczającym. Jak wyjaśnił Pan Dyrektor, kwota obejmuje m.in. czasy i koszty oczekiwania na realizację zmian i naprawy błędów w aplikacjach przez własny zespół IT (6 osób), czasy oczekiwania na realizację oraz koszty zmian przez konsultantów dostawców aplikacji, czasy i koszty obsługi wybranych procesów biznesowych (liczba min x koszt minuty pracy pracowników), itp.

Przyznam, że precyzja i jakość zestawienia zrobiła na mnie wrażenie, podobnie jak 7-cyfrowe kwoty… Umówiliśmy się na kolejne spotkanie.

Rozmowa#3. Tym razem to ja przygotowałem się do rozmowy. Sporządziłem symulację 3-etapowej ścieżki obniżenia kosztów zasobów IT, przy wprowadzeniu określonych zmian w architekturze oraz podejścia do automatyzacji kolejnych obszarów biznesowych (jednak inwestycji). I tak:

- Etap 1. Zmniejszenie liczby aplikacji i komponentów IT, w tym liczby interfejsów oraz kosztów ich serwisu i utrzymania

- Etap 2. Wprowadzenie technologii informatycznej, która umożliwi samodzielne tworzenie, utrzymywanie i rozwój aplikacji wymaganych przez biznes

- Etap 3. Usunięcie wąskich gardeł w procesie dostosowywania aplikacji dla biznesu, automatyzowania działań i obniżania kosztów.

Wyliczyłem i wykazałem, że wdrożenie tych zmian zmniejszy roczne koszty prowadzonej działalności o kwotę 6-cyfrową, i co ważne – podniesie jednocześnie jakość prowadzonego biznesu.

Zapytacie, co konkretnie zaproponowałem? Gartner nazywa to zjawisko „demokratyzacją technologii IT”. W Polsce i na świecie znane pod nazwą: Qalcwise. Wykazałem i udowodniłem Panu Dyrektorowi, że:

- Korzyść 1. Ograniczy koszty licencji, serwisu i rozwoju, a także interfejsów takich aplikacji jak: zarządzanie projektami, delegacje, urlopy, szkolenia, okresowe oceny pracownicze, portal B2B, itd., itd. – poprzez ich przeniesienie do jednego, spójnego i jednorodnego środowiska. Z kosztów pozostaną jedynie subskrypcje na użytkowników (ok 50 zł na użytkownika).

- Korzyść 2. Ograniczy koszty pozyskania i wdrożenia kolejnych aplikacji wymaganych przez biznes – poprzez korzystanie z technologii umożliwiającej szybkie i samodzielne tworzenie oraz adoptowanie aplikacji biznesowych

- Korzyść 3. Ograniczy i finalnie zredukuje wąskie gardła rozwoju aplikacji – poprzez przeniesienie zadań tworzenia i adaptowania aplikacji biznesowych do biznesu, bez konieczności programowania.

- Korzyść 4. Ograniczy koszty twardych zasobów IT, takich jak sprzęt, dyski, oprogramowanie sieciowe i serwerowe – poprzez przeniesienie aplikacji dla biznesu do chmury, a co za tym idzie uwolnieni zasoby IT do ich obsługi i utrzymywania.

- Korzyść 5. Ograniczy koszty obsługi procesów wewnętrznych – poprzez ciągłe automatyzowanie kolejnych procesów i czynności dotychczas realizowanych ręcznie. Wspólnie wyliczyliśmy, jakie pieniądze mógłby zaoszczędzić z automatyzacji wybranego procesu. Wybraliśmy: obieg faktur kosztowych.

Przykład:

Obecnie: śr. czas rejestrowania faktury przychodzącej: 3 min; śr. czas przekazywania, identyfikacji z umową, opisu i akceptacji: 8 min; śr. czas rejestrowania faktury w ERP: 3 min – łącznie śr. czas ewidencji faktury: 14 min. Średnie wynagrodzenie osób uczestniczących: 5 250 zł, co daje 0,54 zł na minutę. Koszt obsługi jednej faktury: 7,56 zł. Liczba faktur w miesiącu: 1 500. Całkowity koszt obsługi faktur w miesiącu: 11 340 zł.

Po zastosowaniu Qalcwise: śr. czas rejestrowania faktury przychodzącej: 1 min (OCR); śr. czas przekazywania, identyfikacji z umową, opisu i akceptacji: 5 min (obieg elektroniczny faktur); śr. czas rejestrowania faktury w ERP: 1 min (integracja z ERP i wyłącznie weryfikacja księgowej w buforze) – łącznie śr. czas ewidencji faktury: 7 min. Koszt obsługi jednej faktury: 3,78 zł. Koszt OCR: 600 zł na miesiąc, co daje 0,40 zł za fakturę. Koszt Qalcwise: 20 subskrypcji, co daje 1000 zł miesięcznie, tj. 0,67 zł za fakturę. Całkowity koszt obsługi faktur w miesiącu: 7 275 zł.

Oszczędność w miesiącu: 4 065 zł miesięcznie, czyli rocznie: 48 780 zł, co stanowi 3/4 etatu pracowniczego. TYLKO z obsługi jednego procesu biznesowego.

Wszystko to dzięki wprowadzeniu jednej zmiany, jednej technologii i jednego dostawcy.

To konkretny przykład działań mających obniżyć koszty działalności w perspektywie spowolnienia gospodarczego, z jednoczesnym utrzymaniem planu osiągniecia wyniku finansowego przedsiębiorstwa.

A Ty jak przygotowujesz się na trudne czasy?