Delegacje

„…do obsługi delegacji zaczęliśmy korzystać z aplikacji dostępnej przez Internet. Poprzednio mieliśmy inną. Ta jest fajna, ale okazało się, że i tak nie spełnia wszystkich naszych oczekiwań…”. Takie zdanie usłyszałem ostatnio od Dyrektora Finansowego na większym evencie biznesowym.

Stałem w gronie kilku osób z różnych organizacji. Kiedy usłyszeliśmy to zdanie, dyskusja znacznie się ożywiła. Pojawiły się głosy typu „u mnie nadal wnioskujemy i rozliczamy na papierze”, „my w Excelu” „na koniec miesiąca mam stos faktur do akceptacji i opisania, bo mamy procedurę dostarczenia wydatków do końca miesiąca”, „szlag mnie trafia jak każdy paragon i fakturę na 5 zł muszę księgować, przypisać do – dostawcy, klienta, delegacji, pracownika, konta, MPK, a jeszcze sparować z transakcją z wyciągu bankowego z karty pre-paid. Obłęd”.

Uśmiechnąłem się, ponieważ przypomniałem sobie o innych organizacjach, które procesy obsługi delegacji mają bardzo skomplikowane i specyficzne, np. zatrudniają własne agencje podróży, do których trafiają wnioski delegacyjne i gdzie organizuje się pobyty oraz przejazdy; na poczet delegacji wypłacane są i zwracane zaliczki, często w walutach obcych; mają własne procedury w zakresie limitów wydatków, które mogą ponieść pracownicy na określone koszty; oczekują integracji wsadowej lub bieżącej z systemem finansowo-księgowym, itd.

Patrząc na różnorodność potrzeb nie ma co się dziwić, że dostępne dzisiaj gotowe systemy informatyczne do obsługi delegacji (niezależnie czy instalowane na serwerze, czy dostępne przez Internet) nie są w stanie równie dobrze i skutecznie sprostać tak wielu i tak różnym oczekiwaniom. Zawsze będzie jakiś kamień, który uwiera w bucie. Zadałem moim rozmówcom pytanie co w takim przypadku można zrobić? Padły dwie odpowiedzi: „dostosować procedury do tego co może system lub jego brak” i „zlecić informatykom napisanie programu”.

Kiedy zasugerowałem, że jest jeszcze trzecia opcja, tj. NO-CODE, zrobiła się cisza i duże oczy. Nikt nie wiedział o takiej technologii i możliwości. Pojawiły się pytania i spore zainteresowanie.

Wzrosło jeszcze bardziej, gdy wspomniałem, że stworzenie tego typu aplikacji w NO-CODE to dwa tygodnie pracy i szybka korzyść dla:

a. wyjeżdżającego – bo w dowolnym momencie i miejscu może wnioskować o wyjazd, na bieżąco rozliczyć koszty ze swojego telefonu lub laptopa, sprawdzić saldo rozliczeń, dostarczyć do firmy dokumenty w dogodnym czasie;

b. przełożonego – bo w dowolnym momencie i miejscu może zaakceptować wniosek delegacyjny, zobaczyć wszystkie wydatki, diety i ryczałty; jednym klikiem zaakceptować wydatki i delegację;

c. księgowości – bo w dowolnym momencie może automatycznie przenieść koszty delegacji i wydatki do systemu FK i nie przepisywać wszystkiego ręcznie.