Preboarding

„…większość zadań związanych z preboardingiem pracownika wykonujemy ręcznie. Przy kilkudziesięciu rekrutacjach miesięcznie mamy z tym mnóstwo pracy i obsadzonych kilka etatów…”. Takie i podobne zdania słyszę dość często w rozmowach z osobami z HR zajmującymi się obsługą rekrutacji.

W kolejnych zdaniach słyszę wielokrotnie pojęcie „employer branding”, czyli jak rozumiem, wysoką istotność i zapewne konieczność dla tych organizacji tworzenia wizerunku jako atrakcyjnego pracodawcy.

Oczywiście na pojęcie „employer branding”, czyli wizerunku firmy jako atrakcyjnego pracodawcy składa się wiele czynników oraz konkretnych działań, począwszy od np. targów pracy, ogłoszeń o pracę, możliwych benefitów, ścieżek kariery, opinii innych pracowników, itp. itd.

Na pewno jednym z ważnych czynników potwierdzających atrakcyjności firmy w oczach pracownika jako „pracodawcy z wyboru”, jest sposób realizacji tzw. preboardingu, czyli zadań w okresie od przyjęcia oferty przez pracownika do pierwszego dnia jego pracy.

To okres, w którym firmy mogą utwierdzić pracownika, że podjął dobrą decyzję, jak i – niestety, zniechęcić do przyjścia do pracy i podpisania umowy. Ten drugi przypadek wiąże się nie tylko z utratą pracownika, ale również stratą czasu na przygotowanie zasobów i gotowości organizacji na jego przyjście.

Powyższe oznacza, że nie można spocząć na laurach mając wyłącznie zgodę pracownika na zatrudnienie (to często nie wystarcza, by pojawił się w pracy) oraz że nie warto tracić zbyt wiele czasu na przygotowanie zasobów i organizacji dla nowego pracownika (który nie wiadomo, czy finalnie przyjdzie do pracy).

I tutaj zaczyna się rola narzędzi informatycznych, bez których nie da się skutecznie i wydajnie zrealizować powyższych działań, szczególnie gdy w grę wchodzi specyficzny dla każdej firmy „employer branding”.

Obserwując od lat rynek systemów informatycznych wspomagających zarządzanie personelem (mam na myśli kadry miękkie) mogę stwierdzić, że preboarding oraz onboarding są ich „piętą achillesową”. Nie ma dzisiaj na rynku gotowych, pudełkowych i na tyle elastycznych systemów kadrowych, które potrafiłyby sprostać oczekiwaniom pracodawców w zakresie obsługi obu tych procesów. Stąd tak powszechne stosowanie narzędzi typu Excel czy Outlook, w połączeniu z narzędziami do rekrutacji czy systemami kadrowo-płacowymi.

Zapytacie dlaczego?

Preboarding to okres, w którym z jednej strony chcemy komunikować się z pracownikiem, wysyłając do niego np. ankiety, formularze, materiały do zapoznania, informacje o firmie, spersonalizowane maile powitalne ze szczegółowymi harmonogramami spotkań i zadań, skierowania na badania lekarskie, itd. a z drugiej - przygotować dla niego niezbędne zasoby, np. odzież roboczą, identyfikatory, sprzęt komputerowy i dostęp do systemów IT, umowę o pracę, samochód służbowy, szkolenie BHP, grafik pracy oraz zorganizować spotkania np. z Zarządem, przełożonym, opiekunem HR, zespołem, IT, itd., a w końcu – przygotować cykl szkoleń z organizacji, procedur, produktów, itd. itp. Listy zadań nie wyczerpałem, a jeśli do tego dodam jeszcze, że to wszystko musi odbyć się szybko i to we współpracy z wieloma innymi działami, to robi się z tego bardzo skomplikowany proces, z którym ze względu na różnorodność i elastyczność - nie poradzi sobie żaden gotowy system informatyczny.

Jaka jest zatem alternatywa, by robić to wydajniej i transparentnie?

Aplikacje informatyczne szyte na miarę w technologii NO-CODE / LOW-CODE.

To rozwiązania, dzięki którym szybko zautomatyzujesz i usprawnisz nawet najbardziej skomplikowany proces preboardingu i to w pełni odpowiadający Twoim potrzebom.