Preboarding

Tym razem o apce dla preboardingu, czyli zmorze wielu działów kadrowych. A właściwie powinienem napisać o APLIKACJI - bo obsługa zadań preboardingowych nie jest ani prosta, ani standardowa i potrzeba do tego zaawansowanych mechanizmów. W skrócie, aplikacja przeznaczona jest dla działów HR i służy do planowania oraz realizacji zadań przygotowujących zasoby i firmę do przyjęcia nowego pracownika.

Problem klienta 😬 duża liczba różnych zadań do realizacji w krótkim terminie kierowanych do wielu działów firmy, brak bieżącej wiedzy o stanie realizacji zadań, niska efektywność procesu, zbyt wiele etatów zajmujących się obsługą procesu, niezadawalający poziom „employer branding”.

Potrzeba klienta 🤔 podniesienie jakości „employer branding”, automatyzacja planowania i realizacji zadań przygotowujących stanowisko pracy, uzyskanie transparentności procesu, bieżące reagowanie na stan realizacji zadań.

Rozwiązanie ❗🤩 wprowadzenie APLIKACJI do obsługi zadań preboardingowych zarówno w wobec do nowego pracownika, jak i różnych działów oraz komórek firmy.

Cechy aplikacji 🔍😍

• tworzenie zadań preboardingowych zależnie od stanowiska pracy,

• planowanie zadań z wyprzedzeniem zależnie od planowanej daty zatrudnienia,

• wysyłanie powiadomień mailowych do działów firmy z zadaniami do wykonania,

• integracja zadań ze zdarzeniami w MS Outlook,

• rejestrowanie zrealizowanych zadań przez działy firmy, w tym z załącznikami,

• wysyłanie powiadomień do nowego pracownika np. z ankietą, skierowaniem na badania lekarskie, powitaniem, harmonogramem spotkań, materiałami do zapoznania, itd.,

• tworzenie harmonogramów spotkań, np. z Zarządem, buddy’m, IT, opiekunem HR,

• tworzenie grafików pracy,

• tworzenie programów i harmonogramów szkoleń, w tym BHP, z uwzględnieniem grafiku pracy,

• bieżące monitorowanie stanu realizacji zadań przez HR na tzw. kartotece pracownika,

• obsługa z komputera lub urządzenia mobilnego,

• raportowanie i KPI.

Korzyści dla klienta 🚀📈🥰

• podniesienie wydajności obsługi procesu (mniej pracy ręcznej),

• transparentność w dostępie do stanu zadań przez zaangażowanych pracowników,

• centralne miejsce do zarządzania zadaniami preboardingowymi (planowanie zadań i stan realizacji przez nowego pracownika i działy firmy),

• usprawnienie przepływu informacji (workflow i integracja),

• postrzeganie firmy przez nowych pracowników jako nowoczesnego i dbającego prawodawcę.