Projekty marketingowe, czyli miej je pod kontrolą

Do napisania tego artykułu natchnęła mnie ostatnia rozmowa z Panem Dyrektorem ds. Marketingu i jego pracownikami nt. realizacji działań marketingowych i wykorzystywania w tym celu narzędzi informatycznych.

Okazało się, że realizacja marketingu, począwszy od druku ulotek i katalogów; przez organizację targów i eventów; kampanii door – to -door, bilboardowych, w mediach, mailingu; kampanii w mediach społecznościowych; organizacji szkoleń dla klientów partnerów biznesowych; i kończąc na zarządzaniu zasobami marketingowymi w jednostkach dystrybucyjnych (regały, standy, banery, gazetki, itd.) – jest realizowane w plikach excelowych i mailem. Mało tego, działania marketingowe dzielą jeszcze na kanały oraz na klientów instytucjonalnych i osoby fizyczne, a w ich realizacji udział bierze wielu pracowników innych działów, np. zakupy, księgowość, controlling, magazyn, serwis, a także cała masa dostawców, poddostawców i usługodawców.

Jak zrozumiałem działania te nie zmieściły się w systemie CRM, bo nie ma takich funkcji, a nawet gdyby je dorobić, to jego modyfikacja trwałaby zbyt długo i kosztowała zbyt dużo. Systemy do zarządzania projektami również sprawdzali, ale zawsze czegoś brakowało lub nie można było zmienić, czy dostosować funkcji, o braku ergonomii nie wspominając . Został Excel i Outlook oraz rejestrowanie kosztów w FK pod projektami „marketing” oraz w controllingu „marketing vs budżet”.

Postanowiliśmy przygotować kilka dedykowanych aplikacji w Qalcwise do realizacji działań marketingowych i przedstawić je Panu Dyrektorowi. Uznaliśmy, że na początek wystarczą następujące:



Aplikacja „Projekty marketingowe” służy do wglądu przez osoby odpowiedzialne do bieżących danych i statusów o wszystkich realizowanych przedsięwzięciach marketingowych, a także do własnych zadań projektowych i analityk. To rodzaj dashboard’u lub centralnego miejsca do zarządzania przedsięwzięciami marketingowymi, z opcjami filtrowania i wyboru zakresu danych, a co równie ważne do tworzenia nowych przedsięwzięć marketingowych i zadań.



Tworzenie nowych projektów prezentuje poniższych ekran. System sam nadaje sekwencję numeracji projektów. Dodatkowo umożliwia definiowanie budżetów na całe przedsięwzięcie i/lub na poszczególne działania lub podprojekty (projekty mogą mieć charakter drzewiasty). Może również obejmować prognozowanie przychodów oraz ustalanie rentowności poszczególnych przedsięwzięć, czego nasz klient na razie nie oczekuje. Aplikacja umożliwia również definiowanie KPI i ich bieżące monitorowanie. Planowanie zadań może realizować osoba odpowiedzialna, jak i uczestnik, jeśli pojawiać się zadania nieplanowane. Do zadań można przypisywać zasoby marketingowe potrzebne do ich realizacji. Ciekawą opcją jest kalendarz, który umożliwia sprawdzanie dostępności osoby przez zaplanowaniem sobie lub jej, kolejnego zadania.



Wykonanie zadania rejestruje się w aplikacji „Rejestracja czasu i kosztów”. Co ciekawe można to zrobić na urządzeniu mobilnym, jak i komputerze. Opcja mobilna jest bardzo ciekawa, bo umożliwia rejestrowanie czasu pracy, jak i zużytych zasobów w terenie, np. po rozniesieniu partii ulotek w kampanii door – to door. Aplikacja umożliwia rejestrowanie dostawców i poddostawców oraz faktur kosztowych (to krok w workflow obiegu faktur kosztowych), a także czasu pracy uczestników projektu. Okazuje się, że to koszt, którego zwyczajowo się nie rejestruje, a potrafi być istotnym obciążeniem przedsięwzięcia marketingowego.



Całość systemu dla marketingu uzupełniają aplikacje „Zasoby marketingowe” oraz „Raportowanie działań marketingowych”. W pierwszej rejestrujemy zasoby, np. katalogi, banery, bilboardy, regały, towary ekspozycyjne, standy, projektory, sale, itd., które następnie można przypisać do zadań marketingowych i zaliczyć w koszty przedsięwzięcia. Aplikacja umożliwia również zarządzanie samymi zasobami, np. przyjęcia i wydania na stan (ewidencja ilościowo – wartościowa), wypożyczenia na ekspozycje, identyfikację miejsca i czasu kampanii bilboardowych i medialnych, organizację szkoleń. Druga, to aplikacja zawierająca dowolnie konfigurowalne raporty i analityki graficzne lub tabelaryczne, aktualizujące się na bieżąco.

Mamy bardzo pozytywny odbiór naszej propozycji od Pana Dyrektora ds. Marketingu, jak powiedział (cytat) „no w końcu widzę światełko w tunelu”. Dodał jeszcze na koniec (cytat) „Wie Pan, mam wielu znajomych w marketingu i raczej większość z nich potwierdza, że działania i projekty marketingowe są traktowane (delikatnie mówiąc) po macoszemu. Działy Marketingu są nadal postrzegane i traktowane jak drukarnie wizytówek i katalogów. Marketing jest jednym z ostatnich, jeśli nie ostatnim działem w firmie, dla którego myśli się o narzędziach informatycznych wspomagających ich działania. Wiele godzin potrafi rozmawiać się o systemach CRM, ERP, Task Management, Project Management, itd. a rzadko lub w cale na temat systemów do marketingu….”.