Flota

Business Case 😮 Przedsiębiorstwo produkcyjne. Do niedawna kilkanaście samochodów osobowych w leasingu. Obecnie to niewielka flota ok 30 samochodów. W systemie FK dla każdego utworzone stanowisko kosztów (wymiar księgowy), gdzie są rejestrowane koszty. W jednym pliku excela dane typu marka, VIN, itd. W drugim, dane o przejechanych kilometrach i zużytym paliwie (przepisywane ręcznie z miesięcznych zestawień od operatora stacji paliwowych). W trzecim, zestawienie umów leasingu, z datami zakończenia, ratami, limitami. W czwartym, daty planowanych przeglądów. W piątym, ewidencja opon. I jeszcze jednym, umowy ubezpieczenia i polisy. W Outlooku rezerwowanie samochodów (co oczywiście „ułatwia” sporządzanie zestawień per pracownik) i zgłaszanie usterek (na ogół ustnie). No i Pan Marek zajmujący się flotą, ale i innymi tematami administracyjnymi.

Problem klienta 😬 Dane o samochodach rozproszone w wielu miejscach, długi czas wyszukiwania danych, jeszcze dłuższy na sporządzanie analiz, przeoczenia przeglądów serwisowych, ryzyko utraty dostępu do danych w przypadkach nieobecności Pana Marka.

Potrzeba klienta 🤔 Samochód 360 stopni, jedno centralne repozytorium danych i dokumentów, ustandaryzowana analityka i raportowanie, rejestr zgłoszeń usterek (zgłoszenia z urządzeń mobilnych), system szyty na miarę.

Rozwiązanie ❗🤩 Stworzenie i uruchomienie systemu do obsługi floty szytego na miarę, dostępnego przez użytkowników z każdego miejsca, w dowolnym czasie i z dowolnego urządzenia.

Funkcje 🔍😍

• centralne, jedno miejsce danych o użytkowanych samochodach (samochód 360 stopni),

• dostęp do wszelakich dokumentów (umowy, polisy, faktury, zestawienia) w formie elektronicznej (przy okazji KSeF wpływające faktury będą przypisywane do samochodów),

• zgłaszanie usterek z dowolnego urządzenia,

• rejestr opon i ewidencja transakcji magazynowych,

• rezerwowanie samochodów z dowolnego urządzenia,

• automatyczne powiadomienia o przeglądach, upływie ubezpieczenia i umowy leasingu,

• raportowanie i analityka.

Korzyści 🚀📈🥰

• dane o samochodach w jednym miejscu,

• współdzielenie i transparentność danych (rozproszenie dostępu do danych),

• elektroniczne repozytorium dokumentów,

• obsługa z dowolnego urządzenia,

• zwiększenie efektywności obsługi floty, bo system wyręczy pracowników,

• skrócenie czasu na raportowanie,

• ograniczenie błędów ludzkich.