Od „amerykanki” do chmury

Najszybciej zautomatyzowany dział w firmie? Księgowość, oczywiście! Ale czy szybko oznacza najlepiej?

Niewielu z nas pamięta tzw. „amerykanki”. To nic innego, jak olbrzymi arkusz papieru z tabelką, służący jeszcze w latach 80-tych księgowym do prowadzenia ewidencji działalności gospodarczej. Było to karkołomne zajęcie. Dziś chyba jedynie emerytowani księgowi wspominają je z sentymentem. Faktycznie, w latach 90-tych pierwsze komercyjne systemy informatyczne skupiały się głównie na księgowości – nic bowiem nie ma ważniejszego od śledzenia pieniędzy, sprawdzania wpływów vs koszty i liczenia podatków. To na programach księgowych zbudowały swą pozycję takie firmy jak Martix (Symfonia) i Comarch (CDN).

Wydawałoby się, że najszybciej i najintensywniej rozwijany obszar pod względem informatyzacji będzie dziś obszarem, w którym nic już nie ma do zrobienia. Przynajmniej dopóki nie przypomnimy sobie, że pierwszy podręcznik do VAT miał kilkadziesiąt stron a teraz pierwszy z brzegu (w liście kilkudziesięciu pozycji) ma ich 1492. Świat się zmienia, podatki są pewne.

Obecnie problemem nie jest prowadzenie ksiąg ani tworzenie deklaracji podatkowych. Dziś problemem jest otrzymanie na czas dokumentów, na podstawie których je tworzymy, utrzymanie porządku, by uniknąć opóźnień w zobowiązaniach i problemów z audytami. W przypadku wielostopniowej procedury akceptacji faktur tracimy kontrolę gdzie i u kogo dokument „utknął” szczególnie w sytuacjach zastępstw osób odpowiedzialnych. Archiwizacja dokumentów papierowych generuje z kolei koszty.

Szczególnie w czasie pandemii, praca zdalna sprawia, że obieg dokumentów papierowych – faktur kosztowych, wniosków inwestycyjnych, obsługi umów długoterminowych czy bieżące rozliczanie delegacji oraz akceptacji tychże, wymaga czegoś więcej niż daje standardowy program finansowo-księgowy. Nie martwimy się czy dobrze wyliczyliśmy podatek, martwimy się, czy wszystkie dokumenty, na których oparliśmy wyliczenia dotarły do nas.

W dużych, dojrzałych organizacjach procesy obiegu takich dokumentów zwykle są implementowane do dodatkowych rozwiązań. Takim rozwiązaniem jest Qalcwise. Rozwiązanie chmurowe dostępne w każdym czasie z każdego miejsca dla każdego uprawnionego użytkownika.

Możesz przenieść cały proces zarządzania dokumentami do jednej platformy – jednocześnie archiwizować dokumenty, „wpuszczać” je w obieg ścieżkami akceptacji, zezwolić na pracę nad dokumentem wielu osobom na raz i mieć pełną kontrolę, kto i kiedy nad nimi pracował. Cały proces można skrócić do kilku, kilkunastu godzin. Każdy uprawniony pracownik może zainicjować przetwarzanie dokumentu a menadżer może zatwierdzać je zdalnie, co minimalizuje ryzyko opóźnień bądź zagubień papierów.



W każdej chwili masz informację co się dzieje z dokumentem. Dzięki raportom dopasowanym do preferencji i potrzeb możesz monitorować koszty, przypisywać je do działów, projektów.



Przyjazny, intuicyjny interfejs sprawia, że korzystanie z rozwiązania jest proste i przyjemne. System sam „prowadzi za rękę” wskazując, które dane musimy wypełnić a które zaciągają się z odpowiednich baz danych. Pełna współpraca z systemami klasy ERP w zakresie wymiany danych sprawia, że księgowość będzie w pełni zautomatyzowana a Ty możesz spać spokojnie.